Politique AML/KYC
3-102-949565 SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA | Dernière mise à jour : 2026-06-16
La version anglaise prévaut.
La présente Politique AML/KYC regroupe et remplace la Procédure KYC et la Procédure AML/KYC antérieures. Elle établit le cadre de la Société en matière de lutte contre le blanchiment d'argent, le financement du terrorisme et le financement de la prolifération, de conformité aux sanctions, de diligence raisonnable à l'égard de la clientèle, de diligence raisonnable renforcée, de surveillance des transactions, de déclaration des activités suspectes et de tenue de dossiers.
1. Cadre réglementaire et portée
1.1 La présente Politique est conçue pour respecter la Tobique Gaming Act 2023, le Code de pratique AML sur le jeu à distance de la TGC, le Code général de pratique de la TGC, le Règlement de la TGC sur la lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme, les Recommandations du GAFI et les lois AML/CFT applicables.
1.2 La présente Politique s'applique à tous les joueurs, Comptes, transactions, modes de paiement, employés, entrepreneurs, tiers concernés et relations d'affaires de 3-102-949565 SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA (la « Société »).
1.3 La présente Politique doit être lue conjointement avec les Modalités, la Politique de paiements, la Politique relative aux cryptomonnaies, la Politique de confidentialité et la Politique de jeu responsable, ou toute autre politique pouvant être ajoutée sur le site Web ou par l'intermédiaire des canaux de communication officiels. Lorsqu'un comportement décrit à la section 6 des Modalités crée des motifs raisonnables de soupçonner un blanchiment d'argent, un financement du terrorisme, une fraude, un contournement de sanctions ou un autre crime financier, la présente Politique s'applique intégralement.
1.4 La Société applique une approche fondée sur le risque. Les mesures sont proportionnelles à la taille, à la nature et au profil de risque de l'entreprise, tout en garantissant le respect des contrôles minimums exigés par le cadre de Tobique.
2. Programme AML/CFT
2.1 La Société maintient un programme AML/CFT composé : (i) d'une évaluation des risques à l'échelle de l'entreprise; et (ii) de politiques, contrôles et procédures écrits conçus pour gérer et atténuer les risques recensés.
2.2 Le programme AML/CFT comprend des pratiques de gestion des risques, des contrôles internes, des procédures de diligence raisonnable et de diligence raisonnable renforcée, le filtrage des sanctions et des PPE, la surveillance des transactions, la déclaration, la tenue de dossiers, la formation du personnel, la diligence raisonnable à l'égard des employés, l'examen indépendant et la supervision par les organes de gouvernance.
2.3 Le programme est révisé au moins une fois par année et chaque fois que des changements importants surviennent dans les produits, les technologies, les canaux de distribution, les modes de paiement, les juridictions, les typologies de clients, l'impartition ou les exigences réglementaires.
3. Définitions et typologies de blanchiment d'argent
3.1 Le blanchiment d'argent comprend l'utilisation, le transfert, la conversion, la dissimulation, l'acquisition, la possession ou la manipulation de biens criminels ou de produits de la criminalité, y compris les arrangements qui facilitent l'acquisition, la détention, l'utilisation ou le contrôle de biens criminels par ou pour le compte d'une autre personne.
3.2 Dans le secteur du jeu à distance, la Société reconnaît les typologies suivantes : le camouflage de fonds illicites en fonds légitimes; la conversion de fonds illicites en gains apparemment légitimes; et la disposition de fonds illicites par des pertes, le règlement de dettes, le « chip-dumping », des transferts entre pairs ou des méthodes similaires.
3.3 Le financement du terrorisme et le financement de la prolifération comprennent le fait de fournir ou de recueillir des fonds, ou de participer à des arrangements qui rendent de l'argent ou des biens disponibles, lorsqu'il y a intention, négligence, insouciance ou motif raisonnable de soupçonner des fins terroristes ou de prolifération.
3.4 Les signaux d'alerte comprennent, sans s'y limiter : des pertes élevées incompatibles avec les moyens financiers connus; des pointes soudaines d'activité; l'évitement ou le retard de communication; des documents faux ou invraisemblables; des renseignements personnels incohérents; des médias défavorables; des retraits incompatibles avec le jeu; des dépôts provenant d'instruments corporatifs ou de tiers; un jeu problématique financé par des fonds volés; des explications trompeuses sur la source des fonds; le transfert de fonds criminels entre joueurs; un jeu à risque faible ou minimal utilisé pour recycler des fonds; et l'utilisation de RPV ou la manipulation de la géolocalisation.
4. Gouvernance et responsabilités
4.1 Le conseil d'administration et la haute direction conservent la responsabilité ultime de la conformité AML/CFT et doivent fournir les ressources, la surveillance et la remise en question appropriées.
4.2 La Société nomme un responsable de la conformité AML qui agit également à titre d'agent de déclaration des opérations de blanchiment d'argent (AMLCO/MLRO) et qui est chargé de mettre en œuvre et de surveiller le programme AML/CFT. L'AMLCO/MLRO doit posséder des connaissances suffisantes en AML/CFT ainsi que l'autonomie, le niveau hiérarchique et la compréhension nécessaires des risques de blanchiment d'argent et de financement du terrorisme propres au jeu à distance.
4.3 L'existence de l'AMLCO/MLRO et du personnel de conformité ne dégage pas les autres cadres supérieurs ou employés de leur responsabilité de prévenir, de détecter et de signaler les risques de blanchiment d'argent ou de financement du terrorisme.
4.4 Les modifications importantes apportées à la présente Politique nécessitent l'approbation de la haute direction et de l'AMLCO/MLRO. Le conseil d'administration reçoit au moins un rapport annuel sur l'AML/CFT comprenant les mises à jour de l'évaluation des risques, les enjeux importants, les statistiques relatives aux SAR/SMR, les lacunes des contrôles et les progrès des mesures correctives.
5. Déclencheurs de la diligence raisonnable à l'égard de la clientèle
5.1 Les mesures de diligence raisonnable sont mises en œuvre lors de l'établissement d'une relation d'affaires, qui, pour les joueurs, survient au moment de l'inscription et de l'acceptation des Modalités.
5.2 Les mesures de diligence raisonnable sont également mises en œuvre lors de transactions occasionnelles dépassant les seuils applicables, en cas de soupçon de blanchiment d'argent ou de financement du terrorisme, en cas de doute sur l'exactitude ou la suffisance des données KYC obtenues précédemment, lorsque l'évaluation du risque d'un client change, ou lorsque des indicateurs de fraude en vertu des Modalités exigent des vérifications supplémentaires.
5.3 La vérification est amorcée à l'ouverture du compte et doit être terminée avant la première des dates suivantes : (i) 30 jours après le premier dépôt; (ii) le cumul des dépôts atteignant 2 000 EUR ou l'équivalent en devise; ou (iii) la première demande de retrait. L'âge et l'identité doivent être formellement vérifiés avant le versement des gains.
6. Vérification en trois étapes
6.1 Étape un — Inscription et empreinte électronique. Lors de l'inscription, la Société recueille au minimum le nom, l'adresse courriel, la date de naissance et l'adresse physique. Le processus d'inscription comprend une affirmation positive de l'âge, détecte les personnes de moins de 18 ans qui s'inscrivent ainsi que les faux renseignements dans la mesure du possible, et consigne les données d'empreinte électronique telles que l'adresse IP, l'identifiant de l'appareil, les témoins et les données techniques.
6.2 Étape deux — Vérification de l'identité, de l'adresse et filtrage. L'étape deux est requise lorsque le joueur dépose plus de 2 000 EUR au cumulatif, demande un retrait ou atteint 30 jours après le premier dépôt. Tant que l'étape deux n'est pas terminée, les dépôts, les retraits et le jeu peuvent être suspendus. Le joueur doit fournir une pièce d'identité valide délivrée par un gouvernement, photographiée avec un code à six chiffres généré aléatoirement, et la Société effectue une validation électronique au moyen d'au moins deux bases de données indépendantes, lorsque cela est possible.
6.3 Si la vérification électronique de l'adresse échoue ou ne peut être effectuée, le joueur doit fournir une preuve de résidence actuelle, comme une facture de services publics récente, un relevé bancaire ou de carte, une correspondance gouvernementale, un certificat de résidence ou un document d'immatriculation.
6.4 À l'étape deux, la Société effectue un filtrage des sanctions, des PPE et des médias défavorables par l'intermédiaire d'un fournisseur tiers réputé couvrant les listes de l'ONU, de l'UE, de l'OFAC, du HMT et d'autres listes de sanctions pertinentes, les PPE nationaux, étrangers et internationaux, ainsi que les médias défavorables liés aux crimes financiers, à la corruption, à la fraude, au terrorisme et aux infractions sous-jacentes.
6.5 En l'absence de correspondance, la vérification peut se poursuivre. En cas de correspondance possible, le Compte est placé en attente et aucune transaction n'est traitée avant un examen manuel. Les correspondances confirmées avec les sanctions exigent un blocage ou un gel immédiat et le dépôt d'un SAR/SMR. Les PPE confirmées exigent une EDD, l'approbation de la haute direction, la vérification de la source des fonds et de la richesse et une surveillance accrue. Des médias défavorables importants peuvent entraîner l'exigence de documents supplémentaires, des restrictions ou la fin de la relation.
6.6 Étape trois — Source des fonds et de la richesse. L'étape trois est requise lorsque le joueur dépose plus de 5 000 USD ou 5 000 EUR au cumulatif ou en une seule transaction, demande un retrait de plus de 5 000 USD ou l'équivalent en devise, transfère plus de 3 000 USD à un autre utilisateur, ou déclenche autrement une EDD. Tant que l'étape n'est pas terminée, les dépôts, les retraits et le jeu peuvent être suspendus.
6.7 Les preuves acceptables de source des fonds et de la richesse peuvent comprendre des documents de propriété d'entreprise, des états financiers vérifiés, des preuves de revenu d'emploi, des déclarations de revenus, des documents de succession, des relevés de placement, des relevés bancaires, des contrats de vente, des preuves de don ou de soutien familial ou d'autres documents crédibles acceptés par l'AMLCO/MLRO.
7. Normes de documentation KYC
7.1 La preuve d'identité doit être une copie claire d'un passeport valide, d'une carte d'identité nationale ou d'un permis de conduire. Le document doit montrer les quatre coins ainsi que le prénom et le nom visibles, la date de naissance, le sexe, la nationalité et la photographie. La Société peut demander des copies non masquées lorsque cela est nécessaire à des fins de vérification.
7.2 Une vérification par égoportrait peut être exigée sous forme d'image faciale en direct ou statique pour comparaison biométrique avec la pièce d'identité soumise. Les images doivent être en haute résolution, sans reflet, flou ni obstruction.
7.3 Les documents de preuve d'adresse doivent être récents, normalement délivrés au cours des trois derniers mois, et doivent afficher le nom complet et l'adresse résidentielle du client. Les documents recadrés, modifiés ou incomplets ne seront pas acceptés.
7.4 La vérification du mode de paiement peut exiger une preuve de propriété des cartes, comptes bancaires, portefeuilles ou autres instruments. Les images de cartes doivent masquer le CVV et les chiffres centraux non essentiels, sauf lorsque les détails complets sont légalement requis.
7.5 Lorsqu'un client est une personne morale ou un titulaire d'un compte d'entreprise, la Société vérifiera l'entité, la structure de propriété et de contrôle, les bénéficiaires effectifs, l'objet et la nature prévue de la relation, ainsi que le profil transactionnel prévu, en appliquant une EDD lorsque cela est requis.
8. Évaluation du risque et niveaux de diligence raisonnable
8.1 Chaque joueur se voit attribuer une cote de risque fondée sur le lieu de résidence et l'emplacement IP, la nationalité, les modes de paiement, le volume et la fréquence des transactions, le comportement de jeu, l'activité liée aux bonus, les médias défavorables, les résultats du filtrage des sanctions et des PPE, l'empreinte électronique et les données de l'appareil, les comptes liés et d'autres indicateurs de risque.
8.2 La diligence raisonnable standard s'applique aux joueurs à risque faible et moyen lorsqu'aucun facteur de risque élevé ni signal d'alerte n'est présent.
8.3 La diligence raisonnable renforcée s'applique lorsqu'un risque de blanchiment d'argent ou de financement du terrorisme plus élevé est décelé, y compris les juridictions à risque élevé, les PPE ou leurs proches associés, les PCSE, des médias défavorables importants, des transactions de valeur ou de volume élevé, l'utilisation de modes de paiement à risque élevé comme les cartes prépayées ou la cryptomonnaie, une pièce d'identité falsifiée ou volée, un jeu suspect, les mouvements circulaires de fonds, la manipulation de RPV ou de géolocalisation ou des doutes sur les données KYC obtenues précédemment.
8.4 L'EDD peut comprendre une vérification d'identité supplémentaire, des documents certifiés, des preuves de source des fonds et de la richesse, un filtrage renforcé, l'approbation de la haute direction et de l'AMLCO/MLRO, des limites de transaction, des restrictions de paiement, une surveillance accrue, des examens périodiques et l'examen des comptes liés.
9. Risque pays, juridictions restreintes et juridictions à EDD
9.1 La Société ne fera affaire avec aucune personne ou entité faisant l'objet de sanctions de l'UE, de l'ONU, du Royaume-Uni, des États-Unis ou d'autres sanctions internationales applicables. Les clients et portefeuilles sanctionnés ne doivent pas être autorisés à déposer, jouer ou retirer des fonds, et les fonds ou les actifs doivent être gelés sans délai lorsque cela est requis.
9.2 Les juridictions suivantes sont considérées comme des juridictions restreintes par Tobique et se situent en dehors de l'appétit pour le risque. Les joueurs situés dans ces juridictions ne sont pas autorisés à s'inscrire, à accéder au site, à déposer, à miser ou à retirer des fonds sous la licence de Tobique : l'Afghanistan, la province canadienne du Nouveau-Brunswick, le Bélarus, la Chine, Cuba, la République centrafricaine, la République démocratique du Congo, Haïti, l'Iran, l'Irak, Israël, la Libye, le Myanmar, la Corée du Nord, la Pologne, la Russie, la Somalie, le Soudan du Sud, la Syrie, le Royaume-Uni, les États-Unis d'Amérique, le Yémen, l'Ukraine et le Venezuela.
9.3 La Société maintient également des juridictions restreintes supplémentaires en fonction de son propre appétit pour le risque, des contraintes de ses fournisseurs de services de paiement, des contraintes de ses fournisseurs de jeux, du risque juridique et des contrôles opérationnels. Ces restrictions supplémentaires de la Société constituent des restrictions opérationnelles ou commerciales et ne classent pas, en soi, la juridiction comme interdite par Tobique ou à risque élevé sur le plan AML. Sauf si leur retrait de la liste est approuvé par la haute direction et la fonction de conformité, les juridictions restreintes supplémentaires de la Société comprennent : l'Arménie, l'Azerbaïdjan, le Kazakhstan, le Kirghizistan, le Tadjikistan, l'Ouzbékistan, l'Australie, la Belgique, le Canada (Ontario), la Croatie, le Danemark, la France, la Géorgie, la Guinée-Bissau, la Jamaïque, le Liban, les Pays-Bas, le Nicaragua, le Pakistan, le Panama, les Philippines, le Portugal, l'Espagne, la Suisse, la Turquie et le Zimbabwe.
9.4 Lorsqu'une juridiction n'est pas restreinte, mais est répertoriée par Tobique comme étant assujettie à la diligence raisonnable renforcée, les joueurs associés à cette juridiction sont soumis à une EDD au premier dépôt et à une surveillance accrue. Les juridictions actuellement soumises à l'EDD selon Tobique comprennent : l'Albanie, la Barbade, la Bulgarie, le Burkina Faso, le Burundi, le Tchad, les Comores, le Cameroun, les îles Caïmans, la Croatie, la Guinée équatoriale, Gibraltar, la Jamaïque, la Jordanie, le Liban, le Mali, le Mozambique, le Nicaragua, le Nigéria, le Pakistan, le Territoire palestinien, le Panama, les Philippines, le Sénégal, l'Afrique du Sud, la Tanzanie, le Tadjikistan, la Turquie, le Turkménistan, l'Ouganda, les Émirats arabes unis, le Vietnam et le Zimbabwe. La fonction de conformité doit mettre à jour cette liste rapidement si Tobique modifie son évaluation.
9.5 Les listes de juridictions sont examinées régulièrement en fonction des mises à jour de Tobique, des listes de sanctions, des listes du GAFI, des directives réglementaires, des développements juridiques, des règles des fournisseurs de services de paiement et de l'EWRA de la Société. Toute juridiction restreinte obligatoire de Tobique manquante doit être ajoutée sans délai.
10. Filtrage : sanctions, PPE, médias défavorables et PCSE
10.1 Tous les joueurs font l'objet d'un filtrage à l'inscription et de façon continue par rapport aux bases de données de sanctions, de PPE et de médias défavorables. Le filtrage est répété lors des mises à jour des listes, des changements importants aux données du client, d'un examen du risque, d'un examen déclenché par un événement ou d'un déclencheur manuel de la conformité.
10.2 Les PPE, les membres de la famille immédiate et les proches associés exigent une EDD, l'approbation de la haute direction pour l'établissement ou la poursuite de la relation, la vérification de la source des fonds et de la richesse et une surveillance continue accrue. Les anciens PPE demeurent soumis à une évaluation du risque pendant au moins 12 mois après avoir quitté leurs fonctions.
10.3 Les personnes liées à des événements sportifs (PCSE) comprennent celles qui possèdent une équipe ou une organisation sportive sur laquelle la Société accepte des paris, qui y jouent, l'entraînent, la forment, la gèrent ou y occupent un poste de haut niveau, ainsi que les membres de leur famille immédiate ou leurs proches associés. Les PCSE exigent l'approbation de la haute direction, des mesures relatives à la source des fonds et de la richesse et une surveillance accrue.
10.4 Les médias défavorables importants liés aux crimes financiers, à la corruption, à la fraude, au terrorisme, à la manipulation de matchs, au contournement de sanctions ou à une conduite criminelle grave sont évalués par l'AMLCO/MLRO et peuvent entraîner une EDD, des restrictions, un refus ou la fin de la relation.
11. Surveillance continue et examens déclenchés par un événement
11.1 La surveillance continue comprend un filtrage régulier par rapport aux bases de données de sanctions, de PPE et de médias défavorables, la surveillance des transactions liées aux dépôts, aux retraits, aux transferts et au jeu, la surveillance des comptes liés, la comparaison avec les profils de clients attendus et le signalement des activités inhabituelles à l'AMLCO/MLRO.
11.2 La surveillance des transactions doit détecter les comportements transactionnels inhabituels ou incohérents, les enchaînements rapides de dépôts et de retraits, le fractionnement, l'utilisation de plusieurs comptes ou instruments, l'utilisation de paiements par des tiers, un jeu minimal ou à faible risque, l'utilisation de cryptomonnaie ou de cartes prépayées, les anomalies de RPV ou de géolocalisation, l'abus de bonus, les indicateurs de robots ou de scripts et les mouvements circulaires de fonds.
11.3 Les examens périodiques renouvellent les évaluations du risque des clients, les renseignements KYC, les documents, le filtrage et les profils transactionnels. La fréquence est fondée sur le risque. Les clients à risque élevé, les PPE, les PCSE et les clients soumis à une EDD sont examinés plus fréquemment.
11.4 Les examens ponctuels sont entrepris en présence de signaux d'alerte, de facteurs de risque élevé, de paris ou de transactions inhabituels, de mises à jour des listes de sanctions ou de PPE, de changements de renseignements personnels, de changements importants dans la propriété ou le contrôle d'une entreprise, de changements de mode de paiement, de l'utilisation de juridictions restreintes, d'un comportement suspect, d'indicateurs de fraude ou d'une directive de l'AMLCO/MLRO.
12. Cryptomonnaie et modes de paiement à risque élevé
12.1 La cryptomonnaie est traitée comme un mode de paiement à risque élevé et est assujettie à la Politique relative aux cryptomonnaies. Les clients ayant l'intention d'utiliser la cryptomonnaie peuvent être soumis à une EDD avant l'activation des services de cryptomonnaie.
12.2 Les transactions en cryptomonnaie sont filtrées au moyen de l'analyse de la chaîne de blocs, de l'évaluation du risque des portefeuilles et des vérifications des sanctions et des listes noires. Les transactions impliquant des mélangeurs, des brouilleurs, des sauts de chaîne, des marchés du darknet, des rançongiciels, des portefeuilles sanctionnés ou des typologies illicites sont bloquées et font l'objet d'un signalement interne.
12.3 Les cartes prépayées, les instruments de paiement de tiers, les détails de paiement non concordants, les cartes corporatives, les successions rapides de transactions et les mouvements importants assimilables à des opérations en espèces constituent des indicateurs à risque élevé exigeant un examen supplémentaire ou une EDD.
13. Déclaration des activités suspectes et divulgation interdite
13.1 Tous les employés doivent signaler à l'AMLCO/MLRO, sans délai, s'ils savent, soupçonnent ou ont des motifs raisonnables de soupçonner un blanchiment d'argent, un financement du terrorisme, un contournement de sanctions, une fraude, une usurpation d'identité, une activité illégale ou une transaction dépourvue d'objectif économique légitime.
13.2 Un rapport de transaction suspecte/SAR doit être déposé auprès de la TGC dans les cinq jours ouvrables suivant le moment où la Société a formé un soupçon concernant un possible blanchiment d'argent ou une autre activité criminelle. Un rapport concernant un possible financement du terrorisme doit être déposé dans les 24 heures suivant la formation du soupçon pertinent. Lorsque cela est requis, des rapports sont également soumis à l'unité du renseignement financier (FIU) compétente.
13.3 La Société documente les motifs justifiant le dépôt ou le non-dépôt de chaque SAR/SMR et conserve les preuves à l'appui, les notes d'enquête et les décisions.
13.4 La divulgation est interdite. Une fois qu'un soupçon a été formé, qu'un rapport a été déposé ou que des renseignements ont été communiqués à la TGC, aucun employé ni personne associée ne peut divulguer ce fait à quiconque autre que la TGC, le titulaire de licence direct, la FIU, les autorités chargées de l'application de la loi ou une autre personne autorisée, sauf dans la mesure permise par la loi.
14. Recours à des tiers et impartition
14.1 La Société peut recourir à des fournisseurs tiers pour la vérification électronique de l'identité, le filtrage des sanctions et des PPE et des médias défavorables, l'analyse de la chaîne de blocs, la prévention de la fraude, les paiements ou la surveillance technique. La responsabilité ultime de la conformité incombe à la Société.
14.2 Avant tout recours, la Société évalue l'adéquation, les contrôles, l'agrément ou l'enregistrement le cas échéant, la protection des données, la capacité AML/CFT, la résilience du service et la capacité du tiers à fournir des dossiers sans délai sur demande.
14.3 Les responsabilités de la Société et du tiers doivent être clairement définies dans des ententes écrites, y compris la conformité AML/CFT, la confidentialité, la protection des données, la coopération en matière d'audit et l'accès aux dossiers.
15. Évaluation des risques à l'échelle de l'entreprise
15.1 La Société effectue une EWRA au moins une fois par année. L'EWRA tient compte des typologies de clients, des pays et zones géographiques, des produits et services, des modes de paiement et des tendances transactionnelles, de la structure opérationnelle et des canaux de distribution, des fournisseurs et prestataires de services tiers, ainsi que des nouveaux produits ou technologies.
15.2 Les constatations de l'EWRA sont documentées et utilisées pour mettre à jour les politiques, les contrôles, les seuils, les règles de surveillance, la formation et la déclaration. L'EWRA et les dossiers à l'appui sont fournis à la TGC ou au titulaire de licence direct sur demande.
16. Formation et diligence raisonnable à l'égard des employés
16.1 Tous les employés concernés reçoivent une formation AML/CFT adaptée à leur rôle, y compris la loi et les obligations réglementaires, les signaux d'alerte, l'activité suspecte, la déclaration interne, les sanctions, les PPE, la diligence raisonnable standard et renforcée, les typologies liées aux cryptomonnaies, le jeu problématique et les indicateurs de fraude.
16.2 Les nouveaux employés reçoivent une formation initiale. Une formation de mise à jour est offerte annuellement et lors de changements importants aux lois, politiques, produits ou risques. Les dossiers de formation et les résultats d'évaluation sont conservés.
16.3 La Société effectue une diligence raisonnable fondée sur le risque à l'égard des employés, y compris la vérification de l'identité, les vérifications des antécédents et des références, l'évaluation de l'intégrité, ainsi qu'un nouveau filtrage lorsque des employés accèdent à des rôles sensibles. La non-conformité des employés est gérée dans le cadre des mesures disciplinaires internes.
17. Tenue de dossiers
17.1 La Société conserve tous les dossiers obtenus par la diligence raisonnable, y compris les pièces d'identité, les résultats de vérification, les dossiers de compte, la correspondance commerciale et les preuves KYC, pendant au moins cinq ans après la fin de la relation d'affaires ou après la date de la transaction occasionnelle.
17.2 La Société conserve les dossiers de transactions, les renseignements sur le donneur d'ordre ou le payeur et le bénéficiaire ou le destinataire relatifs aux virements électroniques, aux transferts électroniques de fonds, aux transferts de cryptomonnaie et à d'autres paiements électroniques, pendant au moins cinq ans, ou plus longtemps lorsque la loi, une enquête, un litige ou une directive réglementaire l'exige.
17.3 Les dossiers sont conservés de façon sécuritaire, protégés contre toute modification ou suppression non autorisée, et mis à la disposition de la TGC, du titulaire de licence direct, des vérificateurs, de la FIU ou des autorités chargées de l'application de la loi sur demande.
18. Examen indépendant, audit et mesures correctives
18.1 Le programme AML/CFT fait l'objet d'un examen indépendant régulier et, le cas échéant, externe. L'examen est effectué au moins une fois tous les deux ans, ou plus fréquemment selon la nature, la taille, la complexité et le profil de risque de l'entreprise.
18.2 L'examen évalue si le programme est efficace, s'il a été mis en œuvre et s'il a été respecté. Les résultats sont transmis à la haute direction et, le cas échéant, à l'organe de gouvernance et à la TGC.
18.3 La TGC ou le titulaire de licence direct peut vérifier le cadre AML/CFT de la Société en tout temps. Lorsque des lacunes sont relevées, des mesures correctives, y compris des changements de processus, doivent être mises en œuvre rapidement.
19. Révision de la politique et contrôle des versions
19.1 La présente Politique est révisée annuellement, à la suite de changements réglementaires, après des incidents importants, après des changements à l'EWRA, lors de l'introduction de nouveaux produits ou modes de paiement, et chaque fois que la TGC ou le titulaire de licence direct l'exige.
19.2 Les directives opérationnelles, les procédures et les modèles mettant en œuvre la présente Politique sont maintenus par la fonction de conformité et mis à la disposition des employés concernés.